10 Ans de secretariat !!!!

SECRETAIRE ASSISTANTE

J’ai travaillée pour un ou plusieurs chefs de service selon les entreprises

Accueillir, organisée, faire circuler l’information, suivre les dossiers et gérer les priorités sont devenus mes principales fonctions.

COMMUNICATION ECRITE ET TEXTUELLE

DIFFUSION ET TRANSMISSON DE TOUS DOCUMENTS

Traitement du courrier postal

Réception, dépouillement et tri

Tri et dépouillement, classement des documents, transmission du courrier

Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion

Affranchissement du courrier sortant

Traitement du courrier par fax

Envoi et réception du courrier

Traitement du courrier électronique

Envoi et réception du courrier

REDACTION, TRAITEMENT ET PRODUCTION DES TEXTES

Réalisation de la saisie, de la mise en page de tout document ( courrier, dossier, fichier, rapport etc à l’aide des techniques bureautique et en particuliers du traitement de texte

Enregistrement et saisie des informations nécessaires au service à l’aide de l’outil informatique et les classer

Transcription, présentation, organisation et classement et exploitation de l’ensemble ou une partie des infos techniques d’un service ou d’un domaine spécialisé (juridique, médical, commercial, comptable) en utilisant les techniques bureautiques

COMMUNICATION ORALE ET NON VERBALE

Accueil physique

Accueil des visiteurs et des clients,

Réception, identification et orientation des visiteurs, des clients, des visiteurs, des fournisseurs, des transporteurs

Accueil téléphonique

Assure l’accueil téléphonique et la transmission des messages ou filtre les communications téléphoniques, assure le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur

Assure les liaisons téléphoniques externes et internes de l’Entreprise

Assume également une mission de première information du public

Utilisation de standard avec plusieurs lignes

Autres outils de communication

Utilisation de la télécopie et d’internet

Animation d’une petite équipe

Encadrement d’une petite équipe de 3 – 4 personnes

Participation à une réunion

Participation  à des réunions

GESTION DE L’INFORMATION

Classement, archivage

Réalisation du classement des documents, l’archivage, la diffusion interne

GESTION DU TEMPS

Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations)

Tenue du l’agenda donc gestion de son emploi du temps et des prise de rendez vous

Gestion du ou des calendriers (planning)

Organisation matériellement des déplacements

GESTION DES ACTIVITES

Organisation de réunion

Organisation, animation et compte rendu des réunions,

Taches d’organisations et de coordinations

Organisation de voyages

Préparation et organisation des déplacements

Monitorat auprès du personnel

Formation d’intérimaires

ASSISTANTE COMMERCIALE

J’ai soutenue l’activité d’une équipe commerciale. J’ai déchargée les commerciaux d’un ensemble de tâches administratives ou prospectives pour leur permettre de mieux vendre. J’ai assistée le ou les responsables commerciaux au sein d’un service commercial

En contact avec les clients

Du suivi des commandes et de la mise à jour de la base de données et des échéanciers

Il tient les commerciaux informés du suivi des clients

Communique des informations sur les produits de l’entreprise ou services de l’Entreprise

Communication

Participation à la communication ( plaquette, échantillon )

Taches classiques de secrétariat

Tenue des agendas,

Courrier

Taches commerciales

Suivi des dossiers, des tableaux de bord des résultats

Organisation des réunions

Tenue des fichiers clients

Surveillance des stocks

Mise à jour de la base de données clients

Actualisation des tableaux de statistiques de ventes

Prospection de client

Préparation des documents techniques pour les commerciaux

Suivi administratif des commandes

Saisie des devis

Enregistrer les commandes en provenance des commerciaux

Transmettre les informations au service production ou au service expédition pour la préparation de la commande

Prendre contact avec les prestataires assurance la liaison

Informer le client de la date de livraison

Traitement des commandes

Préparation des bons de livraison

Facturation

Enregistrer les paiements

Tenir à jour le dossier contentieux

Gérer les retours avoirs et remises

   

ASSISTANTE COMPTABLE

J’ai été chargée du suivi du livre comptable, d’enregistrer les données fiscales et financières, d’éditer les feuilles de paye, de gérer les relations avec les fournisseurs et les clients ou encore de surveiller les frais généraux, les recouvrements de créances

Pointage et ordre

Classement, pointage, vérification des documents nécessaires à la saisie des informations pour un ou plusieurs services de l’entreprise : factures  bon de livraison, bon de commande

Saisie des écritures comptables

Enregistrement des données alphanumériques, numériques ou comptables le plus souvent à l’aide de l’outil informatique :

Journal des achats : saisie des factures fournisseurs,

Journal des ventes :transfert des factures client du logiciel de gestion commerciale vers le logiciel de comptabilité)

Journal des banques enregistrement des encaissements et des décaissements ( saisie des relevés bancaires )

Journal des opérations diverses : saisie, des bulletins de paye, des bordereaux sociaux, des impôts divers, de la déclaration de TVA

Gestion bancaire

Fournisseurs

Réalisation des ordres de virements et de paiement à destination du

des fournisseurs

Paiement des fournisseurs ( établissement et envoi des chèques, pointage des traites fournisseurs

Clients

Réception des paiements (chèques et traites ) des factures clients

Envoi des traites clients par télétransmission ( saisie des traites et les transmettre par un logiciel de communication bancaire)

Rapprochement bancaire

Opérations diverses

Règlements des organismes sociaux, des divers impôts, des bulletins de paye

Tenir à jour les fichiers

Participe à la vérification des comptes de l’entreprise c'est-à-dire les sorties et les entrées les sorties et les entrées d’argent

Tient les livres d’achats, de vente et de banque de l’entreprise

Participe à la vérification des comptes de l’entreprise c'est-à-dire les livres d’achats, de vente et de banque de l’entreprise

Mise à jour des fichiers comptables en fonction des entrées et des sorties d’argents

Contrôle des règlements clients ( édition d’un échéancier et pointage des paiements )

Relance des factures impayées

Impôts

Etablissement de la déclaration de TVA

Paiement de la TVA

Organismes sociaux ASSEDIC URSSAF RETRAITES

Etablissement des bordereaux

Paiement des organismes sociaux, caisses retraite, etc

Paie

Etablissement des plannings permettant le pointage des heures

Calcule le revenu de chacun en fonction des congés, des absences, des retraites

Etablissement des bulletins de paye ( gestion des congés, mise à jour et édition des fiches de paye )

Paiement des salaires

Déclaration annuelle des salaires

OUTILS DE COMMUNICATION

Autres outils de communication

Tenue d’un standard à plusieurs lignes

Utilisation de la télécopie et d’internet

LOGICIEL DE TRAITEMENT DE TEXTE ET TABLEURS

Word, Excel,Works

LOGICIEL DE COMPTABILITE

EBP Comptabilité, WINFIC, Logiciels spécifiques de comptabilité

LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE

File Maker 3, WINBAT, Logiciels spécifiques de gestion commerciale

EDI ECHANGE DES DONNEES INFORMATISEES

LOGICIEL DE COMMUNICATION BANCAIRE

INTERNET ET OUTLOOK

LANGUES

Anglais, Espagnol

DIPLOME

BTS Assistant de Direction