SECRETAIRE ASSISTANTE
J’ai travaillée pour un ou plusieurs chefs de service selon les entreprises
Accueillir, organisée, faire circuler l’information, suivre les dossiers et gérer les priorités sont devenus mes principales fonctions.
COMMUNICATION ECRITE ET TEXTUELLE
DIFFUSION ET TRANSMISSON DE TOUS DOCUMENTS
Traitement du courrier postal
Réception, dépouillement et tri
Tri et dépouillement, classement des documents, transmission du courrier
Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion
Affranchissement du courrier sortant
Traitement du courrier par fax
Envoi et réception du courrier
Traitement du courrier électronique
Envoi et réception du courrier
REDACTION, TRAITEMENT ET PRODUCTION DES TEXTES
Réalisation de la saisie, de la mise en page de tout document ( courrier, dossier, fichier, rapport etc à l’aide des techniques bureautique et en particuliers du traitement de texte
Enregistrement et saisie des informations nécessaires au service à l’aide de l’outil informatique et les classer
Transcription, présentation, organisation et classement et exploitation de l’ensemble ou une partie des infos techniques d’un service ou d’un domaine spécialisé (juridique, médical, commercial, comptable) en utilisant les techniques bureautiques
COMMUNICATION ORALE ET NON VERBALE
Accueil physique
Accueil des visiteurs et des clients,
Réception, identification et orientation des visiteurs, des clients, des visiteurs, des fournisseurs, des transporteurs
Accueil téléphonique
Assure l’accueil téléphonique et la transmission des messages ou filtre les communications téléphoniques, assure le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur
Assure les liaisons téléphoniques externes et internes de l’Entreprise
Assume également une mission de première information du public
Utilisation de standard avec plusieurs lignes
Autres outils de communication
Utilisation de la télécopie et d’internet
Animation d’une petite équipe
Encadrement d’une petite équipe de 3 – 4 personnes
Participation à une réunion
Participation à des réunions
GESTION DE L’INFORMATION
Classement, archivage
Réalisation du classement des documents, l’archivage, la diffusion interne
GESTION DU TEMPS
Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations)
Tenue du l’agenda donc gestion de son emploi du temps et des prise de rendez vous
Gestion du ou des calendriers (planning)
Organisation matériellement des déplacements
GESTION DES ACTIVITES
Organisation de réunion
Organisation, animation et compte rendu des réunions,
Taches d’organisations et de coordinations
Organisation de voyages
Préparation et organisation des déplacements
Monitorat auprès du personnel
Formation d’intérimaires
ASSISTANTE COMMERCIALE
J’ai soutenue l’activité d’une équipe commerciale. J’ai déchargée les commerciaux d’un ensemble de tâches administratives ou prospectives pour leur permettre de mieux vendre. J’ai assistée le ou les responsables commerciaux au sein d’un service commercial
En contact avec les clients
Du suivi des commandes et de la mise à jour de la base de données et des échéanciers
Il tient les commerciaux informés du suivi des clients
Communique des informations sur les produits de l’entreprise ou services de l’Entreprise
Communication
Participation à la communication ( plaquette, échantillon )
Taches classiques de secrétariat
Tenue des agendas,
Courrier
Taches commerciales
Suivi des dossiers, des tableaux de bord des résultats
Organisation des réunions
Tenue des fichiers clients
Surveillance des stocks
Mise à jour de la base de données clients
Actualisation des tableaux de statistiques de ventes
Prospection de client
Préparation des documents techniques pour les commerciaux
Suivi administratif des commandes
Saisie des devis
Enregistrer les commandes en provenance des commerciaux
Transmettre les informations au service production ou au service expédition pour la préparation de la commande
Prendre contact avec les prestataires assurance la liaison
Informer le client de la date de livraison
Traitement des commandes
Préparation des bons de livraison
Facturation
Enregistrer les paiements
Tenir à jour le dossier contentieux
Gérer les retours avoirs et remises
ASSISTANTE COMPTABLE
J’ai été chargée du suivi du livre comptable, d’enregistrer les données fiscales et financières, d’éditer les feuilles de paye, de gérer les relations avec les fournisseurs et les clients ou encore de surveiller les frais généraux, les recouvrements de créances
Pointage et ordre
Classement, pointage, vérification des documents nécessaires à la saisie des informations pour un ou plusieurs services de l’entreprise : factures bon de livraison, bon de commande
Saisie des écritures comptables
Enregistrement des données alphanumériques, numériques ou comptables le plus souvent à l’aide de l’outil informatique :
Journal des achats : saisie des factures fournisseurs,
Journal des ventes :transfert des factures client du logiciel de gestion commerciale vers le logiciel de comptabilité)
Journal des banques enregistrement des encaissements et des décaissements ( saisie des relevés bancaires )
Journal des opérations diverses : saisie, des bulletins de paye, des bordereaux sociaux, des impôts divers, de la déclaration de TVA
Gestion bancaire
Fournisseurs
Réalisation des ordres de virements et de paiement à destination du
des fournisseurs
Paiement des fournisseurs ( établissement et envoi des chèques, pointage des traites fournisseurs
Clients
Réception des paiements (chèques et traites ) des factures clients
Envoi des traites clients par télétransmission ( saisie des traites et les transmettre par un logiciel de communication bancaire)
Rapprochement bancaire
Opérations diverses
Règlements des organismes sociaux, des divers impôts, des bulletins de paye
Tenir à jour les fichiers
Participe à la vérification des comptes de l’entreprise c'est-à-dire les sorties et les entrées les sorties et les entrées d’argent
Tient les livres d’achats, de vente et de banque de l’entreprise
Participe à la vérification des comptes de l’entreprise c'est-à-dire les livres d’achats, de vente et de banque de l’entreprise
Mise à jour des fichiers comptables en fonction des entrées et des sorties d’argents
Contrôle des règlements clients ( édition d’un échéancier et pointage des paiements )
Relance des factures impayées
Impôts
Etablissement de la déclaration de TVA
Paiement de la TVA
Organismes sociaux ASSEDIC URSSAF RETRAITES
Etablissement des bordereaux
Paiement des organismes sociaux, caisses retraite, etc
Paie
Etablissement des plannings permettant le pointage des heures
Calcule le revenu de chacun en fonction des congés, des absences, des retraites
Etablissement des bulletins de paye ( gestion des congés, mise à jour et édition des fiches de paye )
Paiement des salaires
Déclaration annuelle des salaires
OUTILS DE COMMUNICATION
Autres outils de communication
Tenue d’un standard à plusieurs lignes
Utilisation de la télécopie et d’internet
LOGICIEL DE TRAITEMENT DE TEXTE ET TABLEURS
Word, Excel,Works
LOGICIEL DE COMPTABILITE
EBP Comptabilité, WINFIC, Logiciels spécifiques de comptabilité
LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE
File Maker 3, WINBAT, Logiciels spécifiques de gestion commerciale
EDI ECHANGE DES DONNEES INFORMATISEES
LOGICIEL DE COMMUNICATION BANCAIRE
INTERNET ET OUTLOOK
LANGUES
Anglais, Espagnol
DIPLOME
BTS Assistant de Direction
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